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相手に伝わりやすい文章、資料を作る4つの手順『入門 考える技術・書く技術』

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働くようになって報告書や会議の資料などを作る機会が 増えた方が多いのではないでしょうか。
また、人に何かを伝えようと思った時、 構成がうまくできていないことから相手に伝わらない、 説明がうまくできないと感じることはないでしょうか。

そんな悩みを解決する方法をご紹介します。
また、この方法はグローバル・スタンダードである、 「結論から先に述べる」という流れに沿っているので 是非、試してみてください!!

相手に伝わりやすい文章、資料を作る4つの手順

1. OPQ分析を行い、相手へのメッセージを考える

プレゼンや誰かに説明する場合、その中心にいるのは自分ではなく相手です。 それは当たり前のことかもしれません。

これを文章を書く前に意識することは比較的簡単です。
しかし、書いている途中にも意識できるかといえば、それは非常に難しく、 結局、できた文章は自分の言いたいことが中心になっている・・・。 といったことになっていることも多いのではないでしょうか。

そこで、文章を書く前に読者視点で全体の構成を考える方法がOPQ分析です。

O:Objective(望ましい状況)  読み手が目指している目標や改善後の姿を指す。 P:Problem(問題)  現状とO(望ましい状況)とのギャップ、解決すべき課題のこと。 Q:Question(読み手の疑問)  P(解決すべき問題)に直面したとき、読み手が抱くであろう疑問。

上記、OPQの流れで考え、最後の「Question」への解答が 読者への答え(伝える内容)となります。

A:Answer(答え、文章の主メッセージ)  Q(読み手の疑問)への解答。

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2. A:Answerの根拠を示す

読み手が抱くであろう疑問に対して答える。(Answer
ここで、読み手はさらに、「なぜ、そう判断できるのか?」 という疑問を抱くはずである。

このさらなる疑問に答えるために、判断の根拠を挙げる。 (ここでは、判断の根拠となることを多く挙げる)

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3. 根拠を5つくらいにグループ化し、メッセージをつける

読み手からすると、たくさんある根拠を述べられても 理解するのが大変だし、時間もかかる。
そこで、予めその根拠を5つくらいにグループ化しておく。

そうすることによって、読み手の理解を助け、時間を短縮できる。
(この「5」という数字は、人間が短期記憶で考えられる数について、 「マジックナンバー7、±2」という数があり、その最小値をとっている)

さらに、各グループの下にその根拠をいくつか挙げて グループ化することもできる。 (ここでは省略する。)

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4. この構成を元に文章を作成する

これで構成ができたので、後は文章化していくだけ。
主メッセージから書き始め、その下にある 各グループのメッセージを書いていけばいい。

この構成で文章を書いていく方法をピラミッド原則という。

その最大の特徴が、「考えを組み立てるプロセス」と 「文章を書くプロセス」を分けるということ。
文章を書く前に、自分の伝えたい考えを組み立てる。

そして、それを文章に書いていく。
この流れで書くことによって 読み手のことを忘れることなく文章を作成することができる。

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まとめ

この本(入門 考える技術・書く技術)の教科書的な本は、 『考える技術・書く技術―問題解決力を伸ばすピラミッド原則』です。 (下記参照) 有名なので知っている方も多いと思いますが、 ページ数が多いのと、内容が難しいこともあり、 入門書としては厳しいと感じています。 一方、この本では「入門」というタイトルの通り、 非常にわかりやすく要点がまとめてあり、 例も豊富なので非常にわかりやすく、さらっと読むことができます。 伝わりやすい文章の書き方をこれから学びたいという方には おすすめの一冊です!

入門 考える技術・書く技術
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この本の教科書的な本です。 内容もしっかりしていて、上記「入門 考える技術・書く技術」の後に読むと より理解が深まると思います。

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